Cómo hacer inventario en Excel con código de barras paso a paso

No puedo empezar  a hacer posts sobre inventarios en Excel y cómo utilizar los códigos de barras para poder hacer casi cualquier plantilla que necesites para tu almacén si no empiezo con la versión básica y más sencilla de plantilla: Cómo crear un inventario en Excel con códigos de barras y sin gestión de ubicaciones.

Hasta ahora lo he explicado por escrito un par de veces pero mejor te lo explico en vídeo para que sea más ameno:

Te dejo un par de enlaces a explicaciones en texto que he hecho en otros blogs por si te interesan:

Cómo hacer fácilmente un inventario de productos con Excel – Con Tu Negocio

Cómo crear una plantilla para hacer tu inventario en Excel en 3 pasos – Botiguers Online

Si quieres que te pase la plantilla de inventario por correo ya acabada (y más bonita que la del vídeo), ya sabes, sólo tienes que suscribirte al blog.

Por cierto, si tienes cualquier tipo de problema con la conexión del lector al ordenador, mira este otro post que he hecho para ti :)

Si te gusta y te parece útil, ya sabes cómo ayudarme: comparte, suscríbete o comenta y me haces el más feliz del mundo.

 

Transcripción del vídeo:

Hola, soy Josep de josepjurado.com y te voy a explicar cómo puedes hacer tu propia plantilla de inventario.

Lo que he hecho es abrir un documento en blanco y voy a ir haciendo paso a paso los pasos necesarios para tener la plantilla y, si me vas siguiendo, la vas a poder hacer.

Como quiero que sea lo más simple posible, utilizo cuatro columnas en la parte izquierda para hacer el recuento de inventario propiamente dicho y otras cuatro columnas en la parte derecha donde especifico todos los datos del catálogo de productos de la empresa y donde vamos a ir acumulando todas las cantidades que encontremos mientras hacemos el recuento de inventario.

Aquí (en la celda F1) lo que vamos a hacer es utilizar una primera columna para el código de barras. Es importante que la primera columna de la parte derecha sea para el código de barras y no para otro dato, luego veremos por qué. En una segunda columna (columna G) voy a especificar el código interno del producto. En la siguiente columna voy a especificar la descripción del producto y en la última de la parte derecha vamos a acumular las unidades inventariadas.

Como no voy a usar un lector de código de barras, para simplificar, vamos a suponer que los códigos de barras son: 1, 2, 3 y 4 y que los códigos internos del producto son P1, P2, P3 y P4 y que las descripciones son: “aaa”, “bbb”, “ccc” y “ddd”. Son importantes las descripciones para comprobar que estamos haciendo el inventario correctamente.

No sé si te lo he dicho pero vamos a utilizar sólo 2 fórmulas: una fórmula en la columna I y otra fórmula en las columnas C y D. Ahora pasamos a rellenar la parte izquierda y luego pasaremos a rellenar las fórmulas.

En la parte izquierda vamos a tener la hoja de trabajo de inventario. También va a empezar por el código de barras y va ir seguido de las unidades que recontemos de cada producto. Cada vez que contamos un producto, lo que vamos a hacer es escanear el código de barras en la columna A y especificamos las unidades que encontremos en la columna B y en las columnas C y D lo que vamos a tener es la descripción del producto y el código interno. Como te decía, en las columnas C y D vamos a utilizar fórmulas; pues venga, vamos con la primera fórmula que es un BUSCARV.

¿Qué vamos a hacer? Vamos a buscar el valor del código de barras que acabamos de escanear dentro de la matriz formada por las columnas F, G y H.

Te decía antes que es importante que el código de barras estuviera en la columna F porque la búsqueda de BUSCARV siempre implica que el valor buscado se encuentre en la primera columna de la matriz. Si el código de barras estuviera en la columna G, ya no me serviría.

Lo que vamos a hacer en la celda C2 es traer la descripción donde haya coincidencia dentro de la matriz, por ejemplo, en este caso, si tengo el código de barras 1, en el campo de descripción quiero que me aparezca “aaa”, para eso, lo que hago es que en el indicador de columnas especifico el número 3 porque dentro del espacio rosa, la matriz, la columna en la que tengo la información que quiero mostrar es la tercera.

El último argumento de la fórmula BUSCARV es el argumento “ordenado” y este argumento lo que nos permite es que BUSCARV encuentre el valor más aproximado al que estoy buscando o que intente encontrar exactamente el valor que estoy buscando. En este caso, evidentemente, lo que pretendo es encontrar exactamente este valor, nada de coincidencias aproximadas sino una coincidencia exacta, por lo tanto, indicamos “falso” y podemos cerrar la fórmula.

Para tener aquí (columna D) el código interno correspondiente al código de barras 1, que sería “P1” tengo que utilizar la misma fórmula BUSCARV simplemente cambiando el indicador de columnas, en el que voy a cambiar la columna número 3 de la matriz por la columna número 2 que es la que tiene el código interno. Efectivamente, ya tenemos los dos datos que necesitamos.

Vamos a atacar con la segunda fórmula, segunda y última. Te he prometido que sólo íbamos a utilizar dos, ya iremos complicando el documento de inventario, lo complicaremos y le añadiremos más cosas en próximos artículos en el blog, que no sé si te lo he dicho pero el blog está en josepjurado.com, espero que me visites, te suscribas, te suscribas al canal de YouTube, des “me gustas” y compartas todos los artículos; por esperar, eso es lo que yo espero, tú haz lo que quieras…

Bueno, venga, vamos a por la segunda fórmula que es SUMAR.SI.

Lo que vamos a hacer es sumar cantidades si se cumple una condición.

¿Cómo vamos a utilizar esta fórmula aquí? Vamos a especificar que dentro del rango de los códigos de barras que voy a ir encontrando y escaneando en la columna A, dentro de este rango, cada vez que se cumpla el criterio de que un código de barras sea el valor que tengo como código de barras en mi fila, cada vez que pase eso, lo que voy a hacer es sumar lo que esté contenido en el rango de la columna B de cada una de las filas donde se cumpla este criterio.

Vamos a ver un ejemplo y verás qué sencillo: cada vez que yo pique el código de barras número 1, lo haga las veces que lo haga, las unidades que este código tenga asociadas se van a ir sumando y acumulando.

¡Ya está! Ya tenemos la plantilla de inventario acabada, no tiene nada más.

Ahora tú puedes hacer este listado tan largo como quieras, puedes hacer la zona de trabajo tan larga como quieras y puedes añadir tantas columnas como necesites tanto aquí (parte izquierda) como aquí (parte derecha) pues para tener, no sé, el precio de coste, por ejemplo, de los productos y poder valorar tu inventario a la vez que lo haces o aquí (columna D) tener un campo con el color del producto para asegurarte visualmente, hacer una mejor comprobación visual, mientras vas haciendo el inventario de que el producto corresponde y que el código de barras que tiene asociado es correcto.

Y bueno, si a esto le das colorines y formatos y bordes, tendrás la plantilla de inventario tal como yo te la envío cuando te suscribes al blog.

Espero que te sirva y que el vídeo te sea útil, que hagas tu propia plantilla y que, lo que te decía, que te pases por josepjurado.com, te suscribas al canal de YouTube, te suscribas al blog y te suscribas a todo para que todo lo que vaya publicando te vaya apareciendo por ahí y te iré enviando mails sin molestarte mucho. Bueno, nada, al fin y al cabo trato de hacer documentos que te sean útiles o sea que mal tampoco te va a ir.

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About Josep

Technology Exploiter. Porque había que estudiar soy Ingeniero Aeronáutico y Licenciado en ADE. Excel, Inventarios y aplicaciones chulas que te alegran la vida. Escribo también en Con Tu Negocio, el blog de Movistar (allí bien) y experimento con el eCommerce en BotiguersOnline.com

121 thoughts on “Cómo hacer inventario en Excel con código de barras paso a paso

  1. Josep. Te felicito por toda la valiosa información que publicas. Me gustaría tener acceso al archivo de inventario para probarlo en la empresa.
    Gracias

    1. Muchas gracias a ti Andrés por leer el blog, por tu comentario y por suscribirte. Ya debes tener la plantilla en el correo, espero que te sea de utilidad y por aquí estoy para cualquier duda.
      Saludos!

  2. Josep me ayudaría enormemente si me envías por correo la plantilla de inventario para Excel (es Mac pero no creo que haya problema). Estoy por comprar un lector de código de barras para organizar una biblioteca.
    Desde ya gracias
    Martín

    1. Claro Martín, ya te la he enviado, muchas gracias por suscribirte.
      Por supuesto te recomiendo que compres un lector (tienes a partir de USD20) y organices de forma correcta y rápida tu biblioteca, te ahorrará trabajo a largo plazo y espero que con el vídeo tutorial puedas crear tus propias plantillas para gestionar los libros y añadir todos los datos que te interesen.
      Ya me contarás cómo te va…

  3. Hola Josep, me seria de mucha ayuda que me mandaras la plantilla, estoy realizando mi servicio social y me dejaron realizar un control de inventario para los insumos de un hospital, vinculándolo con un scanner de código de barras, sinceramente estoy algo perdida en el tema y te agradecería mucho la atencion.

  4. muy buenas tardes, soy un voluntario de una ong y me toca hacer el trabajo de almacén, he estado viendo tu video y me ha encantado, pero tendría que hacer algún cambio. El programa tendría que llevar una columna llamada código otra descripción entrada y salida, no se si usted me podrá ayudar, muchas gracias por su tiempo

    1. Muchas gracias por tu comentario Luis.
      Modifica la plantilla adaptándola a tus necesidades e incorpora todas las columnas que necesites. Si una vez que la tengas hecha tienes algún problema, no dudes en preguntar. Lo que explico en el vídeo es sólo una orientación para que tú la adaptes a tu caso concreto.
      Un saludo Luis!

  5. Buen día Josep, me interesa ésta plantilla, serías tan amable de enviármela? Estoy comenzando un proyecto y me interesa mucho para manejar mi pequeño inventario, justo ayer me he conseguido la pistola de código de barras y me encantaría familiarizarme con ella. De antemano, muchas gracias.

    1. Por supuesto Tania, ya la tienes en tu correo.
      Muchas gracias por tu comentario y por suscribirte; aquí estamos por si tienes dudas con el lector o los códigos de barras.
      ¡Saludos!

  6. Hola Josep,
    junto con saludarte, te quiero solicitar la planilla de inventario, para llevar el control interno de equipos que saldran a servicio, la cual quiero que lleve codigo de barra.
    Slds

  7. Josep, muchas gracias por la información. Me gustaría tener la plantilla del inventario mejorado para poder aprender as sobre el funcionamiento y la aplicacion. muchas gracias

  8. Hola Josep, creo que es una excelente ayuda para llevar un muy buen control, quisiera utilizarlo, crees que puedas mandarme la plantilla?.
    La Pistola para codigo de barras, debe llevar alguna especificación importante?

    Gracias de ante mano, Saludos!

    1. Por supuesto Oscar y Luis que os paso la plantilla, muchas gracias por haberos suscrito al blog.

      En cuanto a la pistola Luis, depende de cada caso pero en principio no es necesario ningún requisito especial, basta con un lector normal y corriente. Si quieres, echa un vistazo al post sobre códigos de barras que ahí explico un poco el tema de los lectores: http://josepjurado.com/codigos-de-barras-que-son-y-como-crearlos/

      Prueba y si te surgen dudas, ya sabes dónde estoy 😉

      Un saludo!

  9. Buenas noches Josep. Me place ver tu blog y sentir tu solidaridad con los que damos los primeros pasos en EXCEL. Te felicito por toda la valiosa información que publicas. Me gustaría contar con el archivo de inventario para probarlo y si es posible hacer algunas modificaciones para adaptarlo en mi trabajo. Gracias una vez mas desde VENEZUELa..
    Gracias

  10. Hola Josep,

    Me gustaría recibir la plantilla para poder realizar pruebas sobre mi almacen de elementos de iluminacion. Para usarlo con pistola habría que hacer algunas modificaciones?

    Saludos.

    1. Hola Jakub, gracias por tu comentario.

      El documento está exactamente pensado para que utilices la pistola lectora de códigos de barras 😉

      Espero que te sea de gran utilidad, un saludo y gracias por haberte suscrito al blog.

  11. HOLA,junto con saludarte me gustaría si me puedes enviar la planilla por correo para ver que tal funciona en mi local

    atte a tus comentarios

  12. buenos dias por favor si fuera posible me enviases la plantilla de excel y de antemano felictaciones por su blog muy academico y didactico gracias

  13. Qué tal, solo para felicitarlo por su aportación, está super práctico el formato, si me lo pudiera compartir se lo agradeceré. Buen día.

    1. Hola Soley,
      Estaré encantado de regalarte la plantilla, pero por respeto a todos los suscriptores, antes tienes que confirmar tu suscripción al blog 😉
      ¡Gracias!

  14. MUY BUENO JOSEP COMO MANEJAR EL ESTOK CON EXCEL. PERO NO LO PUEDO HACER.
    NO ME HARIAS UNO DE ESOS QUE PARE TAN FACIL ACERLO Y ME LO MANDAS POR MAIL. ESPERO TU RESPUESTA.
    DESDE YA YO SEGIRE INTENTANDO PODER HACERLO.
    GRACIAS.

  15. Hola! Estoy inmersa en la ardua tarea del inventariado de mi tienda y buscando truquillos he encontrado tu vídeo, ¡ha sido de gran ayuda! Ya si pudieras pasarme la plantilla de Excel creo que el trabajo saldría rodado. Muchisimas gracias

  16. Hola Josep, es muy interesante lo que has hecho. Estoy apunto de abrir una farmacia y me servirá de mucho. Te agradecería si me envías la plantilla?
    Gracias y Saludos!

    1. Muchas gracias a todos por los comentarios.
      Al suscribiros a la newsletter del blog, recibís un enlace para descargar la plantilla.

      Un saludo y gracias por visitar el blog 😉

  17. Hola desde hace 6 meses tenemos una franquicia de un supermercado y nos estamos volviendo locos para controlar los stocks de la tienda y buscamos la manera de hacer nuestros propios inventarios, nos parece q gracias a ti podremos, si pudieras mandarnos la versión bonita seria la leche gracias. Queremos saber si con un lector de códigos corrientes y el excel en un ordenador seria posible,gracias por tu tiempo

    1. Así es Jose, no necesitas nada más.
      La plantilla está pensada para casos exactamente como el vuestro; espero que os sea muy útil 😉
      Muchas gracias por suscribirte, te acabo de pasar la plantilla. Pruébala y cualquier cosa, me dices.

  18. ¡Hola Josep! Muchas gracias por hacer un blog tan útil. No sabes la falta que me hacía algo como esto. Me suscribí hace unas semanas al blog. ¡Me encanta! Me surge una duda con la plantilla: sirve también para “quitar” productos del inventario, o sólo sirve para añadir?

  19. gracias por la explicación. estoy haciendola, pero meserviria si me enviaras la plantilla para comparar errores. gracias de antemano.

  20. Buenas josep, te escribo desde Granada, donde estoy iniciando un nuevo proyecto de librería. Estoy buscando información en internet para hacer un inventario de todo mi stock y de todo lo visto tu tutorial me parece el más interesante sin duda. He visto que mandas por correo a tus suscriptores la plantilla de exell que usas en el ejemplo, si fuera posible me gustaría tenerla y trabajar sobre ella.
    Muchas Gracias por tu atención y sigue así que haces un trabajo exelente.

  21. Hola Josep
    Muy interesante todos los conceptos que haz manejado, podrias pasarme la plantilla.
    El primer punto que quiero implementar es el inventario por medio de codigo de barra y despues buscare dar la salida con codigo de barra con la finalidad de que se eviten los errores a tomar un modelo o color equivocado, tienes alguna asesoria al respecto. Gracias es un placer.

  22. hola Josep muchas gracias por tus videos, te acabo de encontrar y estoy fascinada con tus tutoriales, me gustaría obtener esta plantilla, estoy empezando un negocio y tus videos me han ayudado muchísimo, si podrías darme algunos consejitos de como ademas adicionarle costos para poder hacer un punto de venta en la misma plantilla seria genial, pero con la plantilla me ayudarías mucho, ya me subscribí, gracias por compartir tus conocimientos.

  23. Buenas estimado Josep, desde ya un saludo desde Paraguay, estuve buscando algo parecido a lo que estas ofreciendo con respecto a control de stock e inventario a través de un lector de código de barras.

    Mi caso es la siguiente, tengo equipos informáticos y quisiera hacer un control de inventario para dichos equipos y quería saber si me podías mandar al correo alguna planilla que tengas entre tus tantas colecciones ;D que me pueda servir.

    Un abrazo abrazo.

  24. Excelente informacion amigo! me podrias mandar la plantilla ya acabada y mas bonita a mi correo por favor?? :) el negocio de mis padres ha crecido y estaria padre que se les facilitara las cosas. De antemano muchas gracias

  25. Hola a todos,
    Muchas gracias por todos vuestros comentarios de estos días. Disculpadme por no haber podido contestar…
    Veo que hay muchas peticiones de la plantilla. Os recuerdo que basta con suscribiros al blog y recibiréis un enlace en el que podéis descargar la plantilla de inventario.
    Saludos y gracias a todos 😉

  26. Hola Josep, de milagro llegue a tu pagina, estaría muy agradecido si pudieras compartir la planilla para mi negocio por favor. Nuevamente gracias y quedo atento a tus comentarios. Agradecido :)

  27. Josep buenos días, primero te felicito por tu gran aporte y te agradecería muchísimo, si me pudieras ayudar con la plantilla en excel para 1500 artículos aproximadamente. Mil gracias de antemano por tu dedicación y esmero

  28. Me gustaría que me enviases la plantilla de excel para probar hacer el inventario, tengo una pistola y me gustaria darle uso y facilitarme el trabajo! Muchas gracias!

  29. EXCELENTE INFO. AMIGO MUY ÚTIL!!!!
    ES UNA ALEGRÍA CONTAR CON PERSONAS COMO TU

    OYE ME PUEDES ENVIAR AL CORREO UNAS PLANILLAS PARA HACER UN INVENTARIO DE PRODUCTO
    Y USAR EL SCANNER

    GRACIAS!!!

  30. Que tal!! Muchas gracias por tu información, saludos desde México. Haces una gran labor para los que somos pequeños empresarios. Me encantaría poder contar con tu plantilla, sin duda me sería de gran ayuda. Muchas Gracias y saludos.

  31. Hola Josep, acabo de “conocerte” y me ha gustado tu blog. Estaba buscando algo como esto para controlar el stock de nuestro almacén. Estoy deseando descargar la plantilla y ponerme a ello.

    Gracias

  32. Buenas Josep, Favor de hacerme llegar la plantilla y todas aquellas que tengas para inventario y codigos de barras que me puedan ayudar a comenzar con una tiendas de productos decorativos del hogar.

    Muchas gracias de antemano

  33. Estimado
    necesito ayuda para hacer una gestion de inventario con codigo de barras para bodega de insumos de una unidad de cuidados intensivos de un hospital publico de santiago de Chile , del cual no tenemos recursos para innovar y al menos controlar las enormes fugas de insumos .
    por donde parto ?

    saludos desde Chile

  34. Hola saludos quisiera pedir de favor que me enviara la plantilla de codigo de barras para inventario y la otra plantilla donde se utiliza el codigo de barras me seria de mucha utilidad en mi negocio espero pronta respuesta y te mando saludos.

  35. Muchas gracias a todos por vuestros comentarios. Disculpad que no pueda responder uno a uno, os estoy contestando por mail al ritmo que me es posible.
    Espero poderos atender a todos, pero recordad que la plantilla la podéis encontrar en el mail de confirmación al suscribiros a la newsletter, no es necesario que yo os la envíe.
    ¡Gracias a todos!

  36. Buen día Josep,

    He visto tu plantilla. Gracias…
    Mi pregunta: trabajo con libros y he creado una plantilla excel para llevar mis inventarios desde 2011, pero la hoja ha crecido mucho desde entonces…
    Quiero empezar a usar un lector de barras, pero tengo la duda si debo modificar totalmente mi plantilla o la puedo adaptar para registrar los código con el lector…
    Gracias anticipadas..

  37. Hola, gracias por compartir tus conocimientos, estoy en búsqueda de una hoja o sistema para llevar un inventario de ventas de productos variados, ojalá y tu modelo me funcione. Gracias

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