Cómo codificar y etiquetar tus UBICACIONES [TUTORIAL PASO A PASO COMPLETO]

La parte importante sobre cómo crear y codificar las ubicaciones de tu almacén no está tanto en la parte técnica (utilizaremos un tipo de letra de códigos de barras y los crearemos de forma gratuita) como en la parte operativa y práctica. Me explico:

Lo más importante a la hora de pasar a trabajar en tu almacén (por pequeño que sea) con gestión de ubicaciones es que utilices una codificación de ubicaciones intuitiva, suficientemente amplia y práctica.

Usa una codificación INTUITIVA

Cuando digo intuitiva quiero decir que tiene que ser más o menos fácil de recordar después de haberla utilizado un par de veces y que cualquier persona que utilice ese almacén, tiene que ser capaz de saber el código de una ubicación sin necesidad de verlo. Vamos a ver con ejemplos a qué me refiero:

Imagina que tu almacén es una única estantería con 55 espacios y a cada uno de ellos le vas a dar un código. Tenemos la opción 1 en la que simplemente damos un número a cada hueco y tenemos la opción 2 en la que damos un número del 1 al 5 a cada hueco de izquierda a derecha y una letra en orden alfabético a cada altura.

Si vemos las primeras y las últimas ubicaciones de nuestra estantería tendrían estos códigos:

ambos parecen bastante sencillos e intuitivos como deberían ser, pero…

¿Estás segur@ de que podrías acertar rápidamente y sin dudar el código del hueco marcado en amarillo? ¿Y el azul?

Si estás siguiendo el hilo de la explicación, es muy probable que en el primer caso estés contando cuadraditos hasta llegar a la conclusión de que se puede tratar del número 16 o del número 20 (depende de si cuentas cada vez de izquierda a derecha o si cuentas una fila en cada sentido, alternando) y también es bastante probable que para saber el cuadradito azul solo hayas contado tres letras hacia arriba de 1A, es decir: 1B, 1C, 1D. Sin duda.

O sea, que en el primer caso, aunque parece más fácil (por favor, son sólo numeritos) es más difícil llegar a contar hasta el cuadrado amarillo y además es muy posible equivocarse puesto que no sabes al 100% de seguridad si he contado solo de izquierda a derecha o no.

Vamos, que la opción 2 es más intuitiva que la opción 1 porque permite, entre otras cosas que veremos, intuir los códigos de las ubicaciones sin necesidad de verlos.

Usa una codificación suficientemente AMPLIA (y ampliable)

Si vamos a utilizar números para identificar los diferentes espacios que hay en un pasillo o en una estantería, aunque pueda parecer obvio, tienes que utilizar los dígitos suficientes para codificar todos los espacios. Intenta dejar siempre el mismo número de dígitos y el menor posible. Otro ejemplo:

Si tenemos una estantería como la anterior y empezamos usando solo un dígito para la posición (1, 2, 3, 4… ) cuando llegamos a la posición 10 empezamos a usar dos dígitos. Esto no es bien L Tarde o temprano te arrepentirás de tener códigos de ubicaciones con diferentes longitudes.

Es mucho mejor que tengas en cuenta que vas a tener más de 10 posiciones y empieces ya añadiendo un 0 para conservar el número de dígitos:

Y no te pases utilizando muchos más dígitos de los necesarios porque eso complica las ubicaciones innecesariamente:

Vamos, que no utilices uno o dos dígitos si tienes decenas o centenares de espacios para ubicar y codificar y que no uses un código de 10 dígitos para codificarte el cajón de los calcetines: mantén el número lo más corto posible pero suficiente para codificar todas las ubicaciones.

Si crees que alguno de los espacios del almacén podría ampliarse en el futuro o contener ubicaciones que ahora no tiene, tenlo en cuenta a la hora de pensar los códigos que vas a utilizar…

Usa una codificación PRÁCTICA (y fácil de recordar)

La codificación de las ubicaciones no tiene por qué acabar siendo una pesadilla para cualquiera que quiera buscar o colocar algo en el almacén; si utilizamos unos códigos prácticos y que sirvan para ayudarnos a localizar los productos de forma fácil, pueden ser muy útiles.

Supongamos un almacén con dos zonas separadas, cada una de ellas con una estantería con 30 espacios. Para utilizar una codificación práctica y fácil de recordar, podemos llamar a cada una de las dos zonas con un número: 1 y 2. Nada de inventos. Zona 1 la primera y zona 2 la segunda. Fácil y directo.

Si contamos con 30 espacios, podemos numerarlos del 1 al 30 utilizando siempre 2 dígitos para numerarlos y así mantener siempre la misma longitud en todos los códigos de ubicación.

Otro aspecto fundamental para que las ubicaciones sean prácticas es planear cómo va a ser el recorrido de preparación, colocación o recogida de productos por el almacén. Tienes que tener muy claro cómo debería ser este recorrido antes de establecer los códigos de ubicación.

Una práctica muy útil por ejemplo, en el caso de pasillos con estanterías a ambos lados es aplicar números impares a uno de ellos y números pares al otro:

Esto provoca que si recorres el almacén caminando puedas seguir las ubicaciones en orden numérico y no tengas que ir yendo y viniendo hasta el final de cada pasillo para empezar de nuevo. Si por el contrario, utilizas vehículos como los recogepedidos, te será más práctico recorrer todo un lado de ida y volver por el otro, con lo que no deberías separar pares e impares.

Algo que también puede resultarte muy práctico es separar diferentes números de diferentes conceptos con un guión u otro separador, por ejemplo: zona 1, pasillo 1, ubicación 1A podría ser 1101A o 1-1-01A, la segunda opción, aunque sea más larga, genera menos errores.

Ejemplo de codificación práctica, sencilla e intuitiva

Vamos a hacer un ejemplo de codificación de ubicación utilizando el siguiente espacio:

Supón que tienes que identificar la ubicación marcada en rojo y que lo que ves en la imagen es la segunda parte (o zona 2) de un almacén que no se va a ampliar más ni en pasillos ni en altura.

Podrías codificar:

La zona del almacén sería la 2
El pasillo sería el 1 (de los 4 que hay)
Como altura, podrías elegir la C (contando la altura hacia arriba A, B, C, D, E)
La posición podría ser la número 01 de la fila de 18 o 20 que se ve hasta el fondo

Con esto tendrías:

2-1-01A → Zona 2, Pasillo 1, ubicación 01A

No está mal, ¿no crees?

Cómo crear etiquetas con códigos de barras para las ubicaciones

Lo mejor es que lo veas en vídeo:

Pero igualmente te pongo toda la explicación:

Lo que tienes que hacer es exactamente lo mismo que tienes explicado en este post para crear códigos de barras de forma gratuita y aplicarlo a las etiquetas de tus ubicaciones.

El truco en Excel está básicamente en utilizar dos celdas para cada ubicación (repitiendo dos veces el listado de las ubicaciones): una para tenerla en formato de código de barras y otra para indicar justo debajo del código de barras el código de ubicación. Algo así:

Luego tienes que darle el mismo tamaño que el de las etiquetas que vayas a utilizar para imprimir. En mi caso, para hacer el vídeo, utilizo etiquetas térmicas de 10x10cm; puedes dibujar un cuadrado o rectángulo con el tamaño de las etiquetas y tenerlo de referencia para agrandar las celdas todo lo necesario:

Por supuesto, esto debería hacerse de forma correcta haciendo una conversión de unidades de píxeles de celdas a centímetros o pulgadas (según tu región) pero eso es más aburrido y conseguimos el mismo resultado.

Vamos a centrarnos ahora en el material necesario para imprimir las etiquetas, porque si imprimes en un folio de papel, te darás cuenta de que no es una buena idea…

Impresora térmica para etiquetas de códigos de barras

Si vas a imprimir tres o cuatro etiquetas, no tienes que preocuparte mucho por la impresora, casi cualquier cosa te puede servir si tienes un espacio suficientemente grande para poder imprimir códigos con barras bien visibles.

En el momento en que tienes que prestar verdadera atención a la impresora es si vas a imprimir muchas etiquetas o si necesitas un tamaño más o menos pequeño y con una calidad más o menos buena (para que tu lector de código de barras pueda leer bien).

En mi caso utilizo una impresora Zebra GC420d que aunque es algo antigua, ha sido un estándar de referencia durante mucho tiempo. Casi cualquier producto de impresión térmica de la marca Zebra va a ser de buena calidad, aunque no esperes el precio más barato:

Impresora térmica Zebra GC420d

También tienes un modelo más reciente de Zebra que funciona muy bien:

Impresora térmica Zebra GK42

O una alternativa mucho más barata por si no quieres una impresora para toda la vida:

Impresora térmica NETUM NT-LP110A

Te pongo las tres juntas para que veas las diferencias de precio:

Solo ten cuidado con comprarte una impresora de 50€/$ y que luego sea tan pequeña que no soporte etiquetas ni de 2x2cm (hay pequeñas etiquetadoras de material de oficina que parecen impresoras normales).

Etiquetas adhesivas para códigos de barras

Lo principal de las etiquetas es que sean compatibles con tu impresora térmica y que tengan el tamaño suficiente para el espacio del que dispongas. Siempre es preferible usar tamaños estándar que puedas luego utilizar para otros tipos de etiquetas diferentes.

Fíjate especialmente en la medida de la etiqueta y en el diámetro del tubo de cartón sobre el que vienen enrolladas; suelen ser los puntos que pueden darte algún problema aunque las impresoras suelen estar preparadas para diferentes grosores de rollos de etiquetas.